YAPPIKA – ActionAid Job Vacancy: Human Resource Admin and Payroll, Jakarta – Indonesia

YAPPIKA ACTIONAID JOB VACANCIES 2025

YAPPIKA (anggota Federasi ActionAid International) adalah organisasi masyarakat sipil yang telah bekerja untuk advokasi kebijakan dan perbaikan layanan publik di Indonesia selama lebih dari 30 tahun. YAPPIKA memandang penting peran komunikasi dan kampanye dalam menyuarakan kerja-kerja yang sedang dilakukan dan mendorong upaya advokasi program.

YAPPIKA-ActionAid mengundang para profesional yang berkompeten, berpengalaman dan berkomitmen untuk mengisi posisi berikut:

HR (Human Resource) Admin and Payroll – Jakarta 

Gambaran Umum Peran

Posisi ini untuk mendukung strategi utama tata kelola sumber daya manusia dan budaya organisasi menuju terciptanya lingkungan kerja yang sehat, produktif, akuntabel, efektif, dan efisien.

Secara teknis posisi ini bertanggung jawab terhadap rekrutmen staf, administrasi kepegawaian, penggajian dan pajak. Lingkup tersebut meliputi perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan. Termasuk membangun relasi dengan mitra strategis yang berhubungan dengan area kerjanya, seperti namun tidak terbatas pada Dinas Ketenagakerjaan, BPJS, vendor, dan penasihat/konsultan hukum yang digunakan oleh YAPPIKA.

Posisi ini menuntut ketelitian, kemampuan analitis, dan integritas yang tinggi dalam menangani data dan informasi yang bersifat rahasia.

Posisi ini merupakan bagian dari Divisi Operation and People yang akan bekerja erat dengan departemen atau divisi lainnya yang relevan. Selain itu, posisi ini juga memiliki tanggung jawab untuk melakukan monitoring dan memberikan dukungan peningkatan kapasitas kepada mitra program atau jaringan dalam hal tata kelola sumber daya manusia.

Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab

Rekrutmen Staf

• Mendukung perencanaan rekrutmen staf, khususnya dalam berkoordinasi dan memberikan asistensi kepada divisi lain dalam penyusunan TOR (minimal meliputi posisi, job description, dan kualifikasi).
• Melaksanakan pengumuman rekrutmen staf sesuai dengan TOR yang ditetapkan.
• Mendukung proses seleksi kandidat staf meliputi administrasi, tes tertulis, wawancara, reference check, pengumuman hasil seleksi, pengajuan penawaran gaji kepada kandidat dan on-board process.
• Berkoordinasi dengan bagian-bagian lain untuk melaksanakan exit process staf yang berakhir masa kerjanya, termasuk peralihan tanggung jawab kerja.

Administrasi Kepegawaian

• Mendukung line-manager untuk memastikan terpenuhinya kepatuhan terhadap kebijakan pemerintah tentang ketenagakerjaan.
• Mendukung penyiapan draf perjanjian kerja untuk calon staf dan draf perubahan perjanjian kerja untuk staf.
• Mendokumentasikan kontrak dan kelengkapannya ke dalam sistem database, termasuk perubahan-perubahan yang dilakukan.
• Melakukan pendataan terhadap staf masuk dan staf keluar.
• Melakukan analisis terhadap database kontrak staf dan menyajikannya ke dalam berbagai data dan informasi yang akan mendukung proses pengambilan keputusan.
• Mendukung line-manager dalam membangun mekanisme perlindungan data pribadi staf.
• Melakukan pengelolaan data kehadiran dan cuti staf.
• Mampu mengoperasikan aplikasi HR baik yang dibangun secara mandiri maupun disediakan oleh vendor.

Penggajian dan Pajak

• Mendukung line manager dalam menyusun rencana atau proyeksi belanja personel tahunan dan bulanan. Termasuk untuk menyesuaikan dengan perubahan jumlah atau posisi staf, dan pembebanan ke dalam proyek.
• Melakukan validasi, verifikasi terhadap perhitungan gaji, tunjangan dan pajak staf yang dihasilkan oleh sistem dan menyajikannya ke dalam bentuk laporan yang akan menjadi dasar penarikan dana dari proyek/organisasi, pembayaran jaminan sosial, dan pajak.
• Setiap bulan melakukan penarikan dana proyek atau organisasi untuk keperluan pembiayaan personel yang dikoordinasikan dengan bagian-bagian terkait di dalam organisasi.
• Melakukan pembayaran gaji dan tunjangan staf sebagaimana kebijakan yang diatur oleh organisasi. Termasuk melakukan pembayaran iuran wajib sebagaimana ditetapkan pemerintah seperti BPJS Tenaga Kerja, BPJS Kesehatan, dll.
• Berkoordinasi dengan bagian keuangan untuk menyediakan bukti potong pajak staf.
• Melakukan rekonsiliasi data penggajian, pajak, kehadiran, cuti dan data terkait lainnya dengan bagian keuangan untuk memastikan proses pembayaran dilakulan dengan benar dan tepat.

Audit Keuangan

• Memfasilitasi proses audit internal dan eksternal berjalan dengan baik, termasuk mendukung penyediaan data dan informasi yang dibutuhkan oleh auditor terkait dengan staf.
• Mendukung pelaksanaan rekomendasi-rekomendasi audit.
• Memfasilitasi komunikasi dengan staf, vendor, konsultan dan mitra program untuk mendukung pelaksanaan audit.

Koordinasi Antar Bagian

• Mendukung line-manager dalam melakukan pelatihan atau sosialisasi untuk staf YAPPIKA tentang kebijakan dan prosedur kepegawaian.
• Melakukan komunikasi dan koordinasi sebagaimana menjadi lingkup tanggung jawabnya secara persuasif dan profesional.
• Mendukung agenda-agenda organisasi, termasuk terlibat di dalam berbagai kegiatan di luar lingkup pekerjaan utama sesuai dengan penugasan yang diberikan.
• Mendukung terciptanya suasana kerja yang aman, sehat dan memotivasi baik di internal divisi maupun dengan bagian-bagian lainnya.
• Patuh terhadap kebijakan-kebijakan organisasi yang komitmen mewujudkan tujuan organisasi.

Hubungan dengan Mitra, Donor dan Stakeholder Strategis

• Menjalin komunikasi dan koordinasi dengan kontak person lembaga donor, vendor, pemerintah dan lainnya secara baik dan profesional.
• Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan pemerintah dan lembaga-lembaga lain yang terkait, seperti BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, Dinas Tenaga Kerja, dan lainnya.

Kualifikasi

Pendidikan:

• Minimal S1 dalam bidang Manajemen Sumber Daya Manusia, Akuntansi, Hukum, Psikologi, atau bidang terkait.

Pengalaman Kerja:

• Pengalaman kerja minimal 2-3 tahun dalam posisi serupa, terutama di bidang administrasi kepegawaian, penggajian, dan pajak.
• Pengalaman bekerja di organisasi nirlaba atau lingkungan kerja dengan keragaman budaya menjadi nilai tambah.

Kemampuan Teknis:

• Pengetahuan mendalam tentang regulasi ketenagakerjaan di Indonesia, termasuk BPJS, perpajakan, dan administrasi kepegawaian.
• Mampu menggunakan sistem penggajian dan manajemen kepegawaian berbasis teknologi.
• Kompetensi dalam menggunakan perangkat lunak perkantoran seperti Microsoft Office (khususnya Excel) dan sistem database kepegawaian.

Kompetensi Utama:

• Kemampuan analitis yang baik untuk pengelolaan data kepegawaian dan payroll.
• Ketelitian tinggi dalam menangani data sensitif dan rahasia.
• Keterampilan komunikasi yang kuat, baik secara lisan maupun tulisan, untuk menjalin koordinasi dengan staf internal, mitra, dan vendor.

Kepribadian dan Sikap Kerja:

• Memiliki integritas, komitmen terhadap profesionalisme, dan keterampilan bekerja dengan rahasia.
• Fleksibilitas dan kemampuan bekerja di bawah tekanan serta tenggat waktu yang ketat.
• Sikap proaktif dan mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.

Bahasa:

• Kemampuan berbahasa Indonesia yang baik (wajib).
• Kemampuan berbahasa Inggris menjadi nilai tambah.

Mohon mengirimkan surat lamaran dan CV dengan subjek: HRAP_<nama> ke recruitment@yappika-actionaid.or.id paling lambat tanggal 14 Februari 2025.

Semua pelamar akan dijaga kerahasiaannya. Hanya pelamar yang sesuai dengan kualifikasi yang akan dihubungi dan diundang untuk interview.

Mohon untuk menuliskan 3 nama pemberi referensi dari tempat kerja sebelumnya di CV: