YAYASAN KARYA SALEMBA EMPAT JOB VACANCIES 2026

We’re Hiring: Program Officer – Yayasan Karya Salemba Empat

Lamaran hanya akan diproses melalui email hr@kse.or.id

Yayasan Karya Salemba Empat (KSE) membuka kesempatan bagi talenta terbaik untuk bergabung sebagai Program Officer yang memiliki pengalaman dalam manajemen program, grant management, monitoring & evaluation, serta memiliki ketelitian tinggi dalam dokumentasi dan pelaporan kepada donatur, kami mengundang Anda untuk menjadi bagian dari upaya menghadirkan akses pendidikan tinggi yang lebih luas bagi mahasiswa Indonesia.

Tujuan Posisi: Memastikan program beasiswa dilaksanakan secara terdokumentasi, tepat waktu, dan audit-ready, melalui pengelolaan dokumentasi dan tata kelola program, penyusunan pelaporan kepada Donatur, pengukuran capaian output dan outcome, serta koordinasi jadwal pelaksanaan lintas unit di internal KSE.

Tanggung Jawab Utama

Tata Kelola & Dokumentasi Program

• Menyusun dan memelihara struktur arsip program di data storage KSE (dan hard copy, jika diperlukan) sesuai standar penamaan dan retensi yang berlaku.
• Memastikan setiap tahapan program (seleksi, penyaluran, evaluasi perpanjangan, pengadaan vendor, dan penutupan) memiliki bukti dokumen yang lengkap, dapat ditelusuri, dan siap diserahkan kepada auditor eksternal maupun pemeriksa donatur.
• Menyusun dan memutakhirkan checklist kesiapan audit program, serta melakukan penelusuran mandiri (self-review) secara berkala.
• Memastikan pelaksanaan program berjalan sesuai SOP KSE yang relevan, dan mengidentifikasi kesenjangan antara praktik dan SOP dan mengkomunikasikan ke supervisor/manajemen KSE.
• Menyiapkan bahan dan dokumen pendukung bagi auditor eksternal dan bagi pemeriksaan donatur, jika diperlukan.

Pelaporan, Monitoring & Evaluasi

• Memelihara jadwal pelaporan dan memastikan penyusunan dan pengiriman laporan sesuai tenggat waktu.
• Menyusun draft laporan kemajuan dan laporan akhir kepada donatur sesuai format, bahasa, dan tenggat yang ditetapkan dalam Perjanjian.
• Mengumpulkan, mengkalkulasi, memvalidasi, dan mengkonsolidasikan data indikator output dan outcome sesuai kerangka MEL (Monitoring, Evaluation, and Learning) program, pada frekuensi pengukuran yang ditetapkan (bulanan, semesteran, per sesi, dsb).
• Menyusun rekonsiliasi realisasi anggaran terhadap proyeksi, termasuk penjelasan selisih/deviasi untuk setiap kategori biaya, serta memutakhirkan proyeksi periode berikutnya pada template anggaran donatur.
• Menyusun analisis hasil pre-test/post-test kegiatan Skill Set Development program dan analisis pemutakhiran data akademik penerima beasiswa.
• Mendokumentasikan pembelajaran program (lessons learned) sebagai masukan bagi siklus program berikutnya.

Manajemen Jadwal, Koordinasi Internal, dan Support Aktivitas Terkait Program

• Memelihara jadwal induk pelaksanaan program (seleksi, verifikasi universitas, penyaluran, kegiatan Skill Set Development, evaluasi perpanjangan, dan pelaporan) serta memantau ketercapaiannya.
• Melakukan koordinasi dengan unit-unit terkait untuk memastikan ketersediaan data dan penyelesaian aktivitas sesuai tenggat.
• Berpartisipasi aktif dalam aktivitas-aktivitas yang terkait program.
• Mengidentifikasi risiko keterlambatan atau hambatan pelaksanaan secara dini, dan mengkomunikasikan ke supervisor/manajemen KSE.
• Mendukung koordinasi dengan vendor/mitra pihak ketiga, termasuk pemantauan pemenuhan kewajiban kontraktual.

Liaison dengan Donatur

• Menjadi titik kontak operasional harian dengan Donor untuk hal-hal administratif dan teknis, di bawah supervisi Head of Donor Relations.
• Menyiapkan bahan rapat, notulen, dan tindak lanjut atas pertemuan dengan donatur.
• Memantau dan mendokumentasikan status pemenuhan kewajiban KSE berdasarkan Perjanjian dan lampirannya.

Kualifikasi

• Wajib
• Pendidikan minimal S1.
• Pengalaman kerja minimal 3 (tiga) tahun – diutamakan 4–6 tahun – pada bidang manajemen program/proyek, pengelolaan hibah (grant management), monitoring & evaluasi, atau administrasi program, pada organisasi nirlaba, lembaga pembangunan, unit CSR, atau program berbasis pendanaan donatur.
• Pengalaman menyusun laporan untuk donatur atau lembaga pemberi dana, mencakup laporan naratif maupun laporan realisasi anggaran.
• Memiliki pengalaman mengelola proses BAST dengan donor pemerintah dan non-pemerintah.
• Kemampuan pengolahan data pada spreadsheet tingkat menengah-lanjut (pivot table, lookup, validasi data, dan rekonsiliasi).
• Kemampuan menulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris secara profesional.
• Disiplin dokumentasi dan kearsipan yang tinggi.

Diutamakan

• Latar belakang pendidikan S1 dari jurusan yang relevan.
• Pengalaman pada program dengan ketentuan dokumentasi, pengarsipan dan audit ketat.
• Pengalaman Monitoring, Evaluation, and Learning framework untuk evaluasi program/proyek
• Pengalaman tentang proses BAST.
• Pengalaman pada program pendidikan/beasiswa dan/atau sektor kesehatan.
• Pengalaman mendukung proses audit eksternal (penyiapan bukti dan tanggapan atas temuan).
• Pengalaman berkoordinasi lintas unit tanpa kewenangan struktural langsung.

Tertarik bergabung bersama Yayasan Karya Salemba Empat?

Silakan kirimkan lamaran Anda ke email hr@kse.or.id

Mari menjadi bagian dari upaya menghadirkan program beasiswa yang akuntabel, berdampak, dan memberi manfaat bagi lebih banyak mahasiswa di Indonesia.