GREENPEACE INTERNATIONAL JOB VACANCIES 2023
Dicari: Junior Finance Officer_2
Finance Officer akan bertanggung jawab penuh untuk mengelola dan mengendalikan pembayaran dan sistem perbankan untuk mendukung kelancaran operasional kantor GPSEA Indonesia, mematuhi SOP keuangan GPSEA dan sekaligus bertanggung jawab atas kelengkapan, keakuratan dan kepatuhan semua transaksi dengan SOP GPSEA dan perpajakan negara.
Ini adalah posisi penuh waktu dengan jangka waktu satu tahun
Tugas dan Tanggung Jawab
- Bertanggung jawab dalam mengelola transaksi tunai dan dokumen dengan baik. Hal ini mencakup kas kecil.
- Meninjau dan memastikan bahwa semua dokumen Purchase Order (PO)/Pesanan Pembelian dan Letter of Cooperation (LoC)/Perjanjian Kerjasama telah memenuhi kebijakan GPSEA sebagai berikut:
- Pesanan pembelian telah diminta melalui ProActis;
- Kode akun telah dicatat dengan benar;
- Semua dokumen lengkap, akurat, dapat dipercaya, wajar, dan dapat dipertanggungjawabkan.
- Bertanggung jawab atas proses invoice/tagihan terpusat di ProActis setiap minggu:
- Memastikan bahwa invoice/tagihan lengkap, akurat, dapat dipercaya, wajar, dan dapat dipertanggungjawabkan.
- Memasukkan informasi invoice/tagihan yang berdiri sendiri seperti kode anggaran, kode akun, kode proyek, kode GPI/NRO (jika ada) dan pemotongan pajak.
- Mengunggah invoice/tagihan di ProActis.
- Meninjau dokumen LoC/Perjanjian Kerjasama
- Meninjau dan memastikan bahwa semua dokumen Purchase Order (PO)/Pesanan Pembelian dan laporan LoC/Perjanjian Kerjasama (LPJ) telah memenuhi Kebijakan GPSEA
- Meninjau dan mengirimkan semua invoice/tagihan (yang berdiri sendiri dan Pesanan Pembelian) di ProActis
- Memastikan bahwa buku catatan kartu kredit diisi oleh pengguna kartu kredit dan memastikan bahwa kartu kredit disimpan dalam kotak pengaman
- Bertanggung jawab dalam menangani kas kecil kantor Jakarta.
- Memberikan panduan kepada staf terkait dengan kepatuhan terhadap dokumen keuangan yang valid dan proses-proses ProActis
- Memastikan bahwa buku catatan kartu kredit diisi oleh pengguna kartu kredit dan memastikan bahwa kartu kredit disimpan dalam kotak pengaman
- Orientasi solusi bagi staf terkait kebijakan dan prosedur keuangan.
- Orang yang mewakili organisasi sebagai penghubung dengan pemasok dalam memberikan konfirmasi pembayaran sesuai dengan yang dibutuhkan.
- Meninjau pengajuan Perjanjian Kerjasama, Laporan Perjanjian Kerjasama, PO/Pesanan Pembelian dan Invoice/Tagihan secara tepat waktu
- Menyiapkan laporan kas kecil berisi semua transaksi dan mengirimkannya ke Manajer Finance & Admin.
- Semua Invoice/Tagihan telah ditinjau dan diserahkan di ProActis sesuai dengan jadwal
- Identifikasi masalah ketidakpatuhan dan komunikasikan masalah tersebut dengan kantor/manajer senior untuk memberikan saran guna mengatasi masalah tersebut
- Dokumen ditata dengan rapi